¿Cómo crear la mejor transición de Gestión de Cambios Ágiles? Cuando se hace correctamente, una gestión de cambios sólida puede garantizar un proceso de transformación digital sin interrupciones para su organización.

El 46% de las empresas estaban operando con un enfoque puramente ágil o un híbrido en sus operaciones. La gestión del cambio ágil significa que tu organización debe tener un enfoque flexible y centrado en la gente para la integración tecnológica, la reducción de riesgos, y la aceptación de las partes interesadas.

Para evitar grandes dificultades en la transformación de una organización, se debe crear un sistema de gestión de cambios ágil que se alinee con tus metas de negocio a largo plazo.

De acuerdo con el Harvard Business Review, esto está lejos de ser una ocurrencia común. El 70% de los proyectos de cambio organizacional terminan en fracaso, por lo que hay que poner atención a un sistema de gestión correctamente gestionado.

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Entonces, el cambio ágil no debe involucrar redes de trámites burocráticos basados en aprobación o depender en más formas de pensamiento más tradicional, solo lo retrasarán. La gestión del cambio ágil se trata sobre trabajar eficientemente y seguir un plan simple e iterativo que facilite la ejecución, en lugar de actuar como un bloqueador para el logro.

¿Cómo crear la mejor gestión de cambios ágiles para tu negocio?

1. Establece metas desde el inicio y cambia el Mindset

Antes de poder construir un plan de gestión de cambios ágiles sólido, primero debe definir qué significa el término para tu organización y su futuro. Además, tendrás la tarea de evaluar qué significa la gestión del cambio para las partes interesadas de tu negocio.

Desde una perspectiva filosófica, la gestión del cambio consiste en llevar a cabo la minimización del riesgo y alentar la aceptación cuando se trata de una adopción generalizada. En este sentido, la gestión del cambio es tanto un proceso centrado en las personas como en las nuevas tecnologías.

Esto es importante cuando considera la intersección del método ágil y la estrategia de gestión de cambios en una empresa. De hecho, el Manifiesto Ágil destaca la importancia de valorar “las personas y las interacciones sobre los procesos y las herramientas” y “responder al cambio en lugar de seguir un plan”.

La implementación de ese tipo de sistema de gestión del cambio requiere un compromiso con el pensamiento no tradicional desde todos los rincones de su empresa.

2. Cree una estrategia sólida pensando más allá de la gestión tradicional del cambio

Planes rígidos con un enfoque limitado, un razonamiento críptico y una comunicación de arriba hacia abajo, un compromiso inquebrantable con los procesos obsoletos. Todos estos factores suman una estrategia de gestión del cambio que sufrirá una muerte prematura por mil cortes.

Los 12 principios detrás del Manifiesto Ágil van en gran medida en contra del desglose tradicional de lo que solía conocerse como gestión del cambio. Las hojas de cálculo, la planificación y la discusión excesivas reemplazaron la acción y la adaptabilidad. Con demasiada frecuencia, los responsables de la toma de decisiones jugaron a lo seguro.

Para que tu proceso de gestión de cambios tenga un impacto duradero en tus objetivos de negocio y en las operaciones del día a día, debe presentar la idea del progreso iterativo. Igualmente, es necesario enfatizar el valor de múltiples entregas más pequeñas. Esperar a que las estrellas se alineen y tomar demasiado tiempo en ejecutar tu plan de gestión del cambio perjudica más a tu organización de lo que la beneficiaría.

3. Implementa un proceso ágil en tiempo real para incrementar productividad

Jugando al juego de la espera en tu proceso de gestión de cambios ágiles nunca es una buena idea, especialmente considerando la velocidad en el que la tecnología cambia y evoluciona en esta era moderna.

Puedes incorporar prácticas ágiles en tiempo real en tu proceso de gestión de cambios al:

• Incrustar instrucciones de cambio en la documentación mientras una nueva funcionalidad o plataforma está siendo desarrollada (en lugar de que se le asigna más trabajo después de realizar el control de calidad).
• Trabajar con desarrolladores, dueños de producto y desarrolladores UX para establecer pautas para funcionalidades intuitivas o indicaciones integradas. Esto con el propósito de hacer transiciones de manera sutil a otro equipo o clientes.
• Mantener siempre abiertos los canales de retroalimentación y comunicación para asegurar que cada parte interesada siempre tenga la información más actualizada y a la mano.

4. Desarrolla un sistema de gestión de cambios flexible y con propósito

En términos ágiles, ser capaz de girar y hacer grandes cambios organizacionales sobre la marcha es clave para el éxito a largo plazo. Pero también es la capacidad de hacerlo con un propósito subyacente constante.

Tu proceso de gestión de cambios de negocio necesita ser tanto flexible como objetivo si estás buscando construir un sistema verdaderamente ágil.

En este caso, flexible significa más que solo dar la bienvenida a los cambios en tu estrategia de administración del cambio. Esto incluye diferentes opiniones, sugerencias, y mejoras que no son parte de tu plan original de gestión de cambio. También depende de la comprensión de que cualquier sistema de gestión de cambios puede significar diferente para diferentes personas.

5. Optimiza cómo, cuándo y por qué usar sus recursos para una mayor eficiencia

Cuando se trata de la gestión de cambios, a menudo no son solo las herramientas que usa las que necesitan actualizarse, sino la forma en que se usan lo que marca la diferencia en el futuro.

Además de su estrategia general de gestión del cambio, también debe haber un propósito detrás de cómo, cuándo y por qué se utilizan sus recursos.

6. Monitoree y refine su solución de gestión de cambios a lo largo del tiempo

Una vez que pone en marcha la gestión de cambios dentro de su organización, el viaje hacia una transformación totalmente realizada no ha terminado. De hecho, es realmente tu primer paso.

Podría decirse que la parte más importante de un proceso de gestión de cambios ágil es la capacidad de monitorear con precisión el progreso de uno e implementar cualquier refinamiento necesario a lo largo del tiempo.

La adhesión al método ágil debería simplificar los aspectos básicos de la integración de mejoras continuas e incrementales. Esas actualizaciones frecuentes deben priorizarse en una gran revisión organizacional que no se toca ni analiza después del hecho.

7. Utilice la comunicación, la colaboración para ser un destacado gestor de cambios

Según Gartner, la organización promedio ha pasado por cinco cambios empresariales en los últimos tres años, y el 50% de los encuestados calificaron su desempeño de gestión de cambios como un fracaso. Esas revisiones de la compañía también resultaron en una disminución de la productividad del empleado promedio de 5%.

Con la cantidad de cambios que sienten las empresas que se espera que aumenten en la próxima década, una estrategia bien pensada de gestión del cambio, una que concede tanta importancia a la transparencia, la comunicación y la colaboración como los activos técnicos a su disposición, ayudará a mantenerte alineado con tus objetivos más importantes.

Importante considerar: Al igual que con cualquier otro proceso ágil, la flexibilidad es clave; sin embargo, cualquier pivote o cambio en las operaciones e ideales de su empresa debe basarse en un propósito subyacente común. Sin esa dirección, cualquier viaje de gestión de cambios está destinado a llegar a una isla desierta y árida, en lugar de navegar sin problemas hacia la tierra prometida.

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Fuente: Mindville: “How to Create Best Agile Change Management Process”